Le socle commun du programme Hôpital numérique est constitué :

sécurité.

matière d’usage du système d’information.

Le pré-requis « Identités, mouvements » comprend 4 indicateurs, dont l’indicateur P1.2

s’inscrit plus largement dans la mise en oeuvre d’une démarche d’identito-vigilance dont

cette fiche pratique propose une méthode dans le cadre de l’outillage des établissements de

santé par la DGOS.

du plan d’action proposé aux établissements de santé pour atteindre les pré-requis du

programme Hôpital numérique. Il s’appuie en particulier sur les travaux du GMSIH menés

sur l’identification du patient en établissement de santé (avril 2002) et sur la rédaction de la

politique d’identification des établissements (octobre 2007).

Cette fiche ne constitue pas une recommandation mais vise à présenter aux établissements

un cadre méthodologique pour mettre en oeuvre une démarche d’identito-vigilance. Elle

concerne les aspects techniques de l’identitovigilance et non organisationnels.

La méthode qui est proposée dans cette fiche pratique correspond à une démarche globale

de mise en oeuvre de l’identito-vigilance qui va ainsi au-delà de l’exigence fixée par le

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programme est disponible dans le document « Boîte à outils pour l’atteinte des pré-requis – Fiches pratiques ».

organisationnel et technique, qui doivent permettre de décrire l’existant et d’envisager les

évolutions permettant d’améliorer l’identification du patient au sein de l’établissement.

des structures de base au sein de l’établissement pour mettre en place une politique

d’identification efficace. Ce premier volet consiste à mener une analyse de l’existant

sur les points suivants :

relatives aux identités des patients utilisées par ces applications, cartographie des

flux mis en oeuvre entre ces applications ;

interfaces mises en oeuvre (mode de communication et contenu des échanges) et

des normes et standards supportés par les applications mises en oeuvre ;

d’identités gérées actives et historiques, le nombre de doublons, ... ;

de réponse moyens, le taux de disponibilité du système, ... ;

des lieux. Ce groupe de travail composé notamment des représentants de la Direction

générale, de la Commission Médicale de l’établissement, de la Direction des systèmes

d’information, de la Direction de l’Information Médicale, ainsi que des services de

l’établissement utilisateurs du système d’information (service des admissions, service des

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urgences, laboratoires, …) se réunira régulièrement tout au long de la période de réalisation

de l’état des lieux.

Sur la base de l’état des lieux de la gestion des identités mené préalablement,

l’établissement définit sa politique d’identification et de rapprochement d’identités qu’il

de qualité des patients au sein de l’établissement. Cette politique formalisée dans la

Charte d’identification de l’établissement définit notamment :

patient ;

La politique d’identification de l’établissement de santé devra prendre en compte

l’Identifiant National de Santé (INS) mis en place suite aux travaux menés par le

GMSIH et dont la gestion et le déploiement sont pilotés par l’ASIP Santé.

Cette Charte doit être cohérente avec les principes énoncés dans la politique de

rapprochement lorsque celle-ci existe.

identités partagées au sein de l’établissement ou d’organisations de santé souhaitant

communiquer. Cette politique formalisée dans la Charte de rapprochement d’identités

de l’établissement définit notamment :

Elle doit être cohérente avec la politique d'identification des organisations impliquées.

Le cas échéant, elle peut amener à une modification de la politique d’identification.

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charge de l’allocation des moyens nécessaires à la mise en oeuvre de ces politiques et

l’adaptation de l’organisation permettant d’assurer une identification fiable du patient.

Afin de ne pas multiplier les instances faisant appel à la Direction générale, des

établissements ont choisi de confier les missions de ces instances à une structure existante,

telle que le Comité de pilotage « Qualité », le Comité « Qualité et gestion des risques », le

Dans le cadre de l’élaboration de ces politiques, l’établissement de santé tiendra compte des

dispositions du critère 15.a. « Identification du patient à toutes les étapes de sa prise en

dans le document décrivant les éléments de vérification des experts-visiteurs, les éléments

qu’il veillera à prendre en compte, notamment :

l’identification du patient, à toutes les étapes de sa prise en charge, sont définis ;

l’identité du bénéficiaire de l’acte et la prescription avant tout acte diagnostique ou

thérapeutique ;

de la prise en charge est évaluée à périodicité définie (indicateurs, audits) et les

erreurs sont analysées et corrigées.

des erreurs et des risques liés à l’identification des patients au sein d’un établissement de

Pour mettre en place une Cellule d’identito-vigilance, l’établissement de santé devra dans un

premiers temps déterminer et formaliser les éléments suivants :

Des recommandations relatives aux missions à confier à la Cellule d’identito-vigilance, à sa

composition et son mode de fonctionnement sont proposées ci-après.

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programme est disponible dans le document « Boîte à outils pour l’atteinte des pré-requis – Fiches pratiques ».

Les missions de la Cellule d’identito-vigilance sont les suivantes :

les autres services en charge de l’identification pour le traitement et le suivi des

anomalies (doublons, collisions, ...) ;

réaliser des rapprochements d’identités ;

la mise en oeuvre de la politique d’identification;

qualités ;

d’identification et de rapprochement auprès de l’ensemble des acteurs de

l’établissement ;

éclatement) de l’identité, et en informer l’Autorité de gestion des rapprochements

qui les répercute dans l’infrastructure centrale et les diffuse à l’ensemble des

domaines concernés.

La Cellule d’identito-vigilance est généralement composée des représentants de

l’établissement suivants :

rythme permettant d’assurer une identification fiable au regard du flux de création. Les

échanges tenus au cours de ces réunions sont formalisés dans des comptes-rendus.

d’identito-vigilance pour traiter les cas les plus simples. Les cas les plus complexes

nécessitant l’intervention du médecin DIM pour consulter les dossiers médicaux sont traités

de manière périodique selon les besoins de l’établissement.

d’identification. Ses membres disposent donc de l’ensemble des droits sur les services.

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Cependant au sein de la Cellule d’identito-vigilance, seul un professionnel de santé tenu au

actions menées pour la mise en oeuvre de la politique de gestion des identités (élaboration

de procédures, actions de communication, formation, ...) et les indicateurs d’évaluation de la

qualité de l’identification des patients par les acteurs de l’établissement.

La Cellule d’identito-vigilance une fois mise en place met en oeuvre la politique

d’identification et de rapprochement d’identités de l’établissement.

Pour mener à bien son activité, la Cellule d’identito-vigilance est notamment accompagnée

du gestionnaire des risques et du Comité de coordination des vigilances et de gestion des

risques de l’établissement.

Les activités de la Cellule sont les suivantes :

La Cellule d’identito-vigilance rédige et établit des procédures ayant pour objectif

d’appliquer la politique d’identification et de rapprochement d’identités de l’établissement.

Ces procédures décrivent notamment les processus d’identification du patient tels que la

création, la validation ou la recherche d’une identité.

Afin de sensibiliser le personnel de l’établissement de santé aux enjeux de l’identification

du patient et porter à sa connaissance la politique d’identification de la structure, la

Cellule d’identito-vigilance met en oeuvre des actions de communication et de formation.

Deux actions de sensibilisation et de formation doivent être envisagées :

acteurs soit sensibilisé aux enjeux de l’identification (sessions d’information,

affiches de communication).

destination du personnel concerné (sessions de formation, assistance

La Cellule d’identito-vigilance produit et analyse périodiquement un tableau de bord

recensant des indicateurs de qualité. Parmi ceux-ci pourront être suivis :

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collisions, taux de modifications de l’identité, taux d’identités créées à l’état

service, classement des informations le plus fréquemment accédées par service,

Ces indicateurs permettent d’évaluer le niveau de qualité de l’identification des patients

au sein de l’établissement et la bonne application de la politique d’identification par les

acteurs.

En complément de ces activités, la Cellule d’identito-vigilance peut également être amenée à

réaliser en collaboration avec d’autres acteurs la définition d’une architecture technique cible

du système d’identification du patient, ainsi que l’adaptation des applications « métier »

existantes.

L’établissement veillera à mettre en place une gestion structurée de la documentation

relative à la politique d’identification des patients au sein de la structure (charte

d’identification, charte de rapprochement, procédures associées, etc.).

Dans le cadre de la mise en place de sa démarche d’identito-vigilance, l’établissement de

santé pourra notamment s’appuyer sur les documents suivants :

Septembre 2012